Come scrivere una (perfetta) email di lavoro in inglese

Scrivere una perfetta email di lavoro in inglese richiede attenzione a dettagli come formalità, chiarezza e cortesia. Conoscere le espressioni giuste e il formato corretto può fare la differenza tra un messaggio professionale e uno poco efficace. In questo articolo, esploreremo i passaggi essenziali per comporre email impeccabili, fornendo esempi pratici per ogni fase.

Corpo della perfetta email di lavoro in inglese

Un’email di lavoro ben strutturata segue un formato chiaro e logico, che aiuta il destinatario a comprendere subito il messaggio. Per scrivere una perfetta mail, tieni conto di questi aspetti:

• Oggetto
• Saluti
• Corpo della mail
• Chiusura
• Saluti finali
• Firma

Essere formale, educato e diretto è fondamentale.

Oggetto

L’oggetto è la prima cosa che il destinatario vede e determina se l’email verrà aperta. Usa parole chiave, sii conciso e chiaro.

Esempi di oggetto:

• Recruitment meeting on [data] at [ora]
• Quick call to discuss topics for the next meeting?
• May Invoice Attached (NOME)
• Thank You Note
• Receptionist Resume: (NAME)
• URGENT: social media password request

Saluti

Apri l’email con un saluto appropriato. Scegli in base al livello di formalità richiesto.

Esempi di saluti:

• Dear Mr. Smith, (Caro Sig. Smith,)
• Dear Customer Service Team, (Gentile team del Servizio Clienti,)
• Dear colleagues, (Gentili colleghi,)

Corpo della mail

La parte centrale deve essere diretta e organizzata. Inizia con una frase introduttiva e prosegui con i dettagli principali.

Frasi di apertura

• I hope this email finds you well. (Spero che tu stia bene.)
• Allow me to briefly introduce myself. (Permettimi di presentarmi brevemente.)
• I’m writing to you about the meeting next week. (Ti scrivo riguardo all’incontro della prossima settimana.)

Frasi per chiedere informazioni

• Could you please send me more details about your services? (Potresti inviarmi maggiori dettagli sui tuoi servizi?)
• Would you mind sending me… (Ti dispiacerebbe inviarmi…?)

Frasi per offrire aiuto

• Let me know if you need any help. (Fammi sapere se hai bisogno di aiuto.)
• If you have any questions, please feel free to contact me. (Se hai domande, non esitare a contattarmi.)

Frasi per fissare o cambiare appuntamenti

• I’d like to meet on [DATE] if you are available. (Vorrei incontrarti il [DATA], se sei disponibile.)
• How about [another time/date] instead? (Che ne dici di [un altro orario/data] invece?)

Frasi per lamentarsi di un servizio o prodotto

• I’m afraid I was not (very) happy with… (Temo di non essere stato (molto) soddisfatto di…)
• Unfortunately, I was not (completely/fully) satisfied with… (Purtroppo, non sono stato (completamente/pienamente) soddisfatto di…)
• I’m afraid the [name of service or product] was not what I expected. (Temo che il [nome del servizio o prodotto] non sia stato ciò che mi aspettavo.)

Frasi per chiedere scusa / rispondere a lamentele

• I was sorry to hear about… (Mi dispiace sentire riguardo a…)
• First of all, I would like to apologize for… (Prima di tutto, vorrei scusarmi per…)
• Please accept our (sincerest) apologies for the inconvenience caused…/ for any inconvenience caused due to… (Ti prego di accettare le nostre (sincere) scuse per l’inconveniente causato…/ per ogni disagio causato da…)

Frasi per dare istruzioni o richiedere azioni

• Just a (quick/ brief/ friendly) reminder that… (Solo un (veloce/breve/amichevole) promemoria che…)
• From now on…/ In the future, please make sure/ ensure that… (Da ora in poi…/ In futuro, per favore assicurati che…)
• I’d be very grateful if you could take action in the next few days/weeks. (Ti sarei molto grato se potessi agire nei prossimi giorni/settimane.)

Frasi per rispondere a domande

• The answers to your question are below. (Le risposte alla tua domanda sono qui sotto.)
• Please find my answers below. (Trovi le mie risposte qui sotto.)
• You asked us about… Here are some explanations. (Ci hai chiesto riguardo a… Ecco alcune spiegazioni.)
• To answer your question about… (Per rispondere alla tua domanda riguardo a…)
• In answer to your first/ second/ third/ last question… (In risposta alla tua prima/ seconda/ terza/ ultima domanda…)

Frasi per dare una risposta negativa

• We regret/are sorry to inform/announce that… (Siamo spiacenti di informarti/comunicarti che…)
• Unfortunately, we cannot/we are unable to … (Purtroppo, non possiamo/non siamo in grado di…)
• Despite my best efforts, I was unable to… (Nonostante i miei migliori sforzi, non sono riuscito a…)
• I’m afraid it will not be possible to… (Temo che non sarà possibile…)
• After careful consideration, we have decided (not) to… (Dopo un’attenta considerazione, abbiamo deciso (di non)

Frasi per menzionare allegati

• I’ve attached [file’s name] for your review. (Ho allegato [nome del file] per la tua revisione.)
• Here’s the document you asked for. (Ecco il documento che hai richiesto.)

Frasi per condividere link

• Please see the information below for more details about… (Consulta le informazioni qui sotto per ulteriori dettagli su…)
• More information is available at (website / in page… of our catalog). (Maggiori informazioni sono disponibili su (sito web / nella pagina… del nostro catalogo)

Frasi per sottolineare informazioni importanti

• Please note that… (Si prega di notare che…)
• NB: (Nota bene:)

Frasi per invitare al contatto o offrire supporto

• Please do not hesitate to contact me for any further information. (Non esitare a contattarmi per ulteriori informazioni.)
• If you require/need any more information (about/ in order to/ before…) (Se hai bisogno di ulteriori informazioni (su/ per/ prima di…)
• If you have any (more) questions/doubts (about…) (Se hai altre domande/dubbi (su…)
• Please do not hesitate / feel free to contact me. (Non esitare a contattarmi / Sentiti libero di contattarmi.)
• Please get in touch. (Per favore, mettiti in contatto.)
• Please let me know if (that is acceptable to you/ you are available/ you can help/ you need to reschedule). (Fammi sapere se (è accettabile per te/ sei disponibile/ puoi aiutare/ devi riprogrammare)

Frasi per esprimere attesa o gratitudine

• I look forward to hearing from you. (Resto in attesa di un tuo riscontro.)
• I look forward to hearing from you (soon). (Resto in attesa di un tuo riscontro (presto)
• Thanks again (for your patience / for your understanding / for all your help / for the info / for bringing this matter to my attention / for…). (Grazie ancora (per la tua pazienza / per la tua comprensione / per tutto il tuo aiuto / per le informazioni / per aver portato questa questione alla mia attenzione / per…)

Frasi per fornire aggiornamenti o richieste future

• Please keep me informed/posted/updated (about this topic/ the results obtained…). (Per favore, tienimi informato/aggiornato (su questo argomento/sui risultati ottenuti…)

Frasi per scusarsi nuovamente

• Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused/ for the inconvenience caused/ for the delay/ for… (Ancora una volta, ti prego di accettare le nostre scuse per qualsiasi disagio causato/ per l’inconveniente causato/ per il ritardo/ per…)

Chiusura

La conclusione dell’email è altrettanto importante per mantenere una comunicazione chiara e professionale. Termina con una frase cortese e, se necessario, invita a ulteriori comunicazioni.

Esempi di chiusura:

• I look forward to hearing from you. (Resto in attesa di un tuo riscontro.)
• Please do not hesitate to contact me for any further information. (Non esitare a contattarmi per ulteriori informazioni.)

Saluti finali

• Yours sincerely, (Cordiali saluti)
• Kind regards, (Con i migliori saluti)
• Best wishes, (Auguri)

Firma

La firma professionale deve includere il tuo nome, titolo, azienda e dettagli di contatto.

Esempio di firma:

• Nome Cognome
• Titolo Professionale
• Azienda
• Telefono | Sito Web

Rileggi e correggi

Prima di cliccare “Invia”, assicurati che il messaggio sia chiaro, formale e privo di errori di grammatica o ortografia.

Controlla anche di aver incluso eventuali allegati menzionati.

Un esempio di (perfetta) email di lavoro

Subject: Reply to your inquiry

Dear Mr. Smith,

Thank you for your inquiry about supplying our company with a new broadband internet plan.

Unfortunately, we are currently not in need of replacing our existing broadband. We recently entered a 3-year contract with another provider.

You would be more than welcome to contact us again when our current contract is up for renewal.

Yours sincerely,

Mrs. Crow

Office Manager

Concludendo

Scrivere una perfetta email di lavoro efficace in inglese richiede attenzione a ogni dettaglio. 

Seguendo questi passaggi e utilizzando le frasi suggerite, puoi comunicare con professionalità e ottenere risultati migliori. 

Questo è un esempio di lezione dei nostri corsi di Business English.

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