Conversazione al telefono in inglese, come gestirla?

Squilla il telefono, guardi il numero, e il prefisso è inglese, americano o straniero, che fai? Rispondi e dici…cosa dici? Ormai conversare al telefono in inglese è parte integrante della nostra quotidianità. Sia che sei una segretaria o un receptionist, se lavori in un hotel, in un ufficio, in un’azienda che ha rapporti con l’estero o chiamare un servizio clienti, ti sarà probabilmente capitato di gestire delle telefonate in lingua inglese. Quante volte ti sei sentito in difficoltà chiamando o rispondendo al telefono ad un cliente o un collega straniero?

Uno dei motivi principali per cui provi quella sensazione di disagio o ansia quando devi rispondere e parlare al telefono in inglese è dovuto al fatto che non puoi vedere la faccia e le espressioni di chi sta dall’altra parte del telefono. Vengono meno tutti quei feedback e quell’insieme di informazioni legate al linguaggio del corpo. Prova a riflettere, quante volte ti sei affidato alla lettura del labiale o ai gesti per comprendere una conversazione o termini a te sconosciuti? Senza vedere il volto della persona che sta prendendo parte alla conversazione, i messaggi possono diventare confusi e i significati mal interpretati. Parlare al telefono in inglese può essere pertanto un compito non banale.

Tuttavia, parlare al telefono in inglese con un collega di Londra, con un fornitore negli Stati Uniti o un cliente straniero, non è poi così stressante come sembra se si conoscono alcune frasi passe-partout da utilizzare durante la telefonata. Infatti, esistono frasi e formule che, una volta memorizzate, aiutano sia ad esprimersi sia a comprendere cosa chiede il nostro interlocutore. Prima di presentare queste espressioni utili, vediamo quali sono alcune difficoltà a cui andiamo incontro e qualche consiglio utile per ottenere una telefonata in inglese di successo!

Le difficoltà in una conversazione telefonica

• Tecnologia

La tecnologia è utile ma a volte gioca brutti scherzi. Comunicazione disturbata, linea che non prende bene il segnale o disturbata ed instabile, un apparecchio obsoleto, un ambiente rumoroso di sottofondo di certo non aiutano. Sono tutte difficoltà extra in una situazione già complessa come una telefonata in lingua inglese.

• Accento e slang

Una delle sfide più grandi dell’inglese è la molteplicità di accenti, suoni e variazioni locali della lingua. Ad esempio l’inglese britannico e americano hanno molte differenze (CLICCA QUA per leggere l’articolo). Quindi la comunicazione con un interlocutore che ha un accento inglese poco comune può crearti reali problemi. Inoltre, sempre più spesso, potresti ritrovarti a conversare con qualcuno che non sia un madrelingua inglese.

• Velocità

Un problema reale è quello di dover parlare con un interlocutore che ha un ritmo elevato nell’esposizione, che non facilità chi ascolta. Spesso puoi riuscire a capire appieno le prime frasi pronunciate dal tuo interlocutore ma poi sei innondato da informazioni e magari sei rimasto indietro di 3 o 4 frasi.

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Alcuni consigli per parlare al telefono in Inglese

• Prendi appunti

Non ti è facile mantenere la concentrazione durante una telefonata? Temi di perderne alcune parti? Sei agitato/a tanto da dimenticare quello che vuoi dire? Per non correre questo rischio prendi appunti e annota le parti essenziali della conversazione come per esempio il nome dell’interlocutore oppure delle parole chiave che ti aiutino a ricordare il contenuto. Prendi appunti sulle informazioni principali. Può anche esserti utile preparare uno schema prima della telefonata.

• Non trascurare il linguaggio del corpo

Al telefono la comunicazione non verbale è praticamente ridotta all’osso, ma questo non significa che il linguaggio del corpo deve essere del tutto dimenticato. Sorridi mentre stai parlando al telefono, anche se può sembrare strano, è molto utile per creare un’emozione positiva nel tuo interlocutore: sorridendo il tono di voce cambia, in un certo modo diventa allegro e viene percepito anche dall’altra persona, inoltre riduce considerevolmente la tua agitazione. Conversare con un tono di voce allegro e raggiante proietta un’immagine che ti aiuterà a stabilire un rapporto di fiducia e a costruire relazioni commerciali durature, infondendo, allo stesso tempo, un’impressione positiva.

• Relax

Prima di telefonare o rispondere al telefono, rilassati e non stressarti inutilmente: lo stress potrebbe impedirti di esprimerti nel modo appropriato pur avendo tutti gli strumenti per farlo. Quindi mantieni la calma. Nel caso in cui il tuo interlocutore non è un “native speaker” avrà le tue stesse difficoltà. Mentre se parlerai con un madrelingua, vedrai che apprezzerà i tuoi sforzi e ti aiuterà ad esprimere il tuo pensiero in caso di problemi. E ricorda che fare errori non è la fine del mondo! Sbagliando si impara!!!

• Impara delle frasi fatte

Quando rispondiamo al telefono in italiano, senza rendercene conto usiamo, più o meno, sempre le stesse espressioni, quindi perché non farlo anche in inglese? Quindi per accrescere la tua sicurezza e scioltezza durante le telefonate può esserti utile imparare delle frasi fatte, vocaboli ed espressioni idiomatiche da usare durante le conversazioni telefoniche. Sapere già cosa dire ti darà maggior sicurezza e ti permetterà mentalmente di gestire al meglio la telefonata.

• Esercitati

L’esercizio è sempre alla base per tenere buoni risultati in qualsiasi disciplina! Tanto più quando si comunica in una lingua straniera. Allena la tua capacità di ascolto guardando ad esempio film e/o serie Tv in lingua originale, oppure segui programmi d’informazione, utilizza podcast o audiolibri. Esercitati con un collega. Con un po’ di pratica, noterai subito un miglioramento nelle tue abilità linguistiche e comunicative in lingua inglese.

• Non tradurre parola per parola

Uno degli errori più comuni che si commettono è tentare di tradurre parola per parola dalla nostra lingua madre. Ma l’italiano e l’inglese sono strutturalmente e lessicalmente lingue differenti, perciò non è possibile tradurre parola per parola. Come abbiamo detto prima è meglio imparare le formule comunemente usate in inglese.

• Impara a fare lo spelling

Spesso parlare al telefono in inglese comporta una domanda fondamentale: Could you spell it? (Potrebbe fare lo spelling?). È buona norma utilizzare l’alfabeto fonetico internazionale (CLICCA QUA per scaricarlo). Se non riesci a memorizzare tutti i nomi ufficiali, è necessario che utilizzi dei nomi comprensibili per gli anglofoni. Per fare lo spelling di un numero di telefono, devi ricordati  che i numeri in inglese s’indicano cifra per cifra. Ad esempio 0585 48 66 10:  oh – five – eight – five – four – eight – double six – one – oh. La cifra 0 si dice “oh” (non “zero” usato invece per le temperature), mentre il “66” di dice preferibilmente double six e non six six.  Quando fai lo spelling dell’indirizzo di posta elettronica, ricordati che il punto “.” si dice dot e la chiocciola “@” at.

Rispondere al telefono in inglese: l’apertura

Quando si risponde ad una telefonata la prima regola è presentarsi, e fortunatamente le telefonate iniziano nella stessa maniera. Ecco alcune frasi standard:

• Hello/Good morning/afternoon/evening. (Tuo nome) speaking
• (Nome della tua azienda) How may I help you?
• (Nome della tua azienda, tuo nome) Speaking.
• Dall’altro capo del telefono il tuo interlocutore dovrebbe presentarsi a sua volta. Se ciò non dovesse capitare,  la formula inglese convenzionale è:
• May I ask who’s calling please?

Rispondere al telefono in inglese: trasferire e passare la chiamata

Se quando ricevi una chiamata e la devi passare a un collega, ecco cosa puoi dire:

• Please hold.
• I’ll transfer you.
• May I ask who’s calling, okay just one moment please.
• Please hold on and I’ll put you through/Let me see if (nome della persona che cerca) is available/One moment, please.

Rispondere al telefono in inglese: spiegare che qualcuno non è disponibile

• I’m sorry Mr. xxx (nome della persona con cui ha bisogno di parlare) is on another call.
• I’m sorry Mr. xxx (nome della persona con cui ha bisogno di parlare) is not in his office right now.
• I’m sorry Mr. xxx (nome della persona con cui ha bisogno di parlare) is out of town at the moment.
• I’m sorry, Mr. xxx (nome della persona con cui ha bisogno di parlare) he’s in a meeting.

In questo caso potresti domandargli se vuole lasciare un messaggio o chiamare più tardi: 

• Would you like to leave a message? 
• Please, could you call back later?

Chiamare al telefono in inglese: l’apertura

Se quando chiami devi parlare con una persona specifica, ecco cosa puoi dire:

• Hello/good morning/afternoon/evening this is (tuo nome) calling for … (nome della persona con cui hai bisogno di parlare)
• Hello/ good morning/afternoon/evening … (nome della persona con cui hai bisogno di parlare) here?”
• Hello/good morning/afternoon/evening can I speak to … (nome della persona con cui hai bisogno di parlare), please?

Nel caso in cui la persona con cui devi parlare non sia disponibile, puoi chiedere:

• Could you ask … (nome della persona con cui hai bisogno di parlare) to call me back, please?
• Could I leave a message to … ?

Parlare al telefono in inglese: come superare alcuni problemi

Se il tuo interlocutore parla troppo veloce o la linea è disturbata:

• Could you please repeat that?
• I can’t hear you very well
• Could you slow down a little?
• Can you please speak a little louder?
• I’m sorry, could you repeat that?

Oppure domandare di fare lo spelling:

• Could you spell that, please?

Nel caso in cui tu stia parlando da telefono cellulare ed hai poco segnale puoi dire:

• I can’t get a signal
• I’ve got a very weak signal

Se ricevi una telefonata indesiderata puoi dire:

• Sorry, I’m busy at the moment
• I’m sorry, I’m not interested

Rispondere al telefono in inglese: la chiusura

Per concludere una telefonata in inglese, in base al grado di confidenza che si ha con l’interlocutore, possono essere utilizzate varie formule di cortesia. Le più comuni sono:

• It’s been nice talking to you and I’ll talk to you again soon.
• Thank you very much for calling. Bye.
• Thanks for calling, have a nice day.
• Thanks for calling.
• Goodbye.

Quelle che ti ho scritto sono frasi molto semplici da imparare e memorizzare, ma che possono aiutarti notevolmente nel primo approccio e renderti più sicuro durante l’intera telefonata.

Concludendo

Adesso hai a tua disposizione un po’ di consigli e indicazioni utili per affrontare la tua prossima telefonata in inglese con più disinvoltura! Ovviamente, per raggiungere una conversazione davvero fluente, dovrai fare pratica in modo costante. E quando il telefono squilla con un prefisso diverso da +39 non esitare più a rispondere!

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